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公文档案一体化管理方案
在政府日常办公自动化应用中,各级政务机关产生大量文件及电子公文,由于传统OA系统未能将公务流转、发布系统与档案管理系统整合,使得文件归档于无标准、无秩序状态。使信息资源面临着分散管理状态下的价值折损及资源浪费状态。随着信息技术的发展、政府办公管理的需求,使公文档案一体化管理成为当前电子政务发展必然。
公文档案一体化
 

一、系统功能

主要包括公文管理和档案管理

1、公文管理

发文管理:
将经过领导审批拟制公文形成正式公文,通过文件分发模块按相应的流程和人员将其公文发到各发送单位。
收文管理:
快速处理系统内来文和系统外来文,对于内部来文,可以直接通过传阅流程实现文件传阅及办理;对于外来纸质公文采用扫描等处理手段实现数字化,对于外来电子公文,通过数据交换实现公文转换,再进行公文传阅处理。
公文审批:
定制工作流程,有权限的领导在公文提交后进行审批操作。支持会签和逐级审批等多种复杂流程,支持同时和依次两种审批方式。
催办督办:
通过工作流程,由相关管理部门和领导发起,对公文及具体事件提出催办、督办.
电子签章:
包括电子签名和电子印章。通过电子签章制作、发放系统,实现电子签章的制作印发,支持硬件密钥凭证。系统根据签名口令通过算法自动生成密钥文件,确保签名安全性。需要特殊保密信息,可通过对用户ID的加工产生不易破译的密码并记入文档;为使签名直观,在公文上留有特定用户的可写入签名区域。

2、档案管理

归档整理:
从办公自动化系统移交到档案处(室)的公文信息要进行接收处理,对离线移交公文信息还要进行数据导入到档案管理系统,并对移交公文真实性、完整性、有效性检验。
归档鉴定:
是一个将文件转换成档案的过程。通过对预归档文件鉴定、使文件有序化形成案卷。
批量转换:
以件为单位将文件有序化转换成档案过程。主要在文书档案,照片档案管理方面广泛应用。
案卷(文件)调整:
归档后的案卷、文件进行批量修改、转移、合并、拆分、卷号(件号)调整等整理工作。

二、系统特点

根据工作流系统,可灵活定义发文、收文、督办等处理流程,满足不同单位的实际需求
提供公文、档案的全文检索功能,类似搜索引擎操作方式,可快速定位有价值文档
丰富数字加工工具及手段,实现对不同类型纸质、视音频、图片等类型的档案数字化转换。
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