会议管理，看似简单，但真正把它做好，却是秘书或者其他行政办公人员比较头疼的事情。业界流行一句话，叫做：“会而议，议而决，决而行，行而彻。”这句话读起来琅琅上口，简明扼要，亦有一些企业将之张贴会议室一偶，但是真正将会议管理做好，绝非易事。在实际工作中，要不就是会而不议，或者就是议而不决，或者决而不行，凡此种种，皆存业界。我感觉做好会议管理，需要遵循以下原则：

一是主题要聚焦、人员要相关。提前商讨，明确会议要解决的问题，聚焦当前关键的问题。如果没有目标，就不要开会。一般会议最好一个主题，综合性会议最好不超过三个主题。开小范围的会，原则上，每次会议参会部门的参会人数为1人，会议牵头部门参会人数（不含汇报人）不超过3人。通过会前签到、会中议题相关人员管控等方式，拒绝“无关人士”参会。与会者与会议议题要密切相关，要能够深入开展交流和有针对性的解决问题。

二是事先要通报、回复要及时。重大议题应至少提前一天告知，会议议题、相关资料、发言次序应在会议通知中告知。在会议时间确定后，会议牵头部门应提前发出会议通知，准确写明会议名称、时间、地点、会期、参会人员、会议内容、注意事项，以及会务联系人等信息。会议通知发出后，会议牵头部门应通过会议管理平台等方式，再次通知参会人员，进行确认，并及时得到相应的回复。

三是程序要准确、时间要紧凑。提前准备会议议程，规定发言次序，会议主持人按事先议程控制会议的进程，避免临时性议题成为主角。事先规定会议时间，且要有效控制会议节奏。可限定汇报人发言时间、议题讨论时间。安装计时软件或运用计时器，对汇报时间进行监督、提醒，会议主持人对讨论时间进行正确引导。b

四是记录要完整、决策要督查。会议记录要完整、规范，从签到、讨论到会议决议、表决情况，都需详细记录。牵头部门应指定专人，使用专门的记录本，作好会议记录，必要时应对会议过程进行录音。会议纪要需在会议召开24小时内下发相关单位。会议决策要做到及时检查，定期落实和总结。牵头部门结合会议纪要，进行会议任务分解和督办。

五是流程要科学，保障要有力。要想使会议取得预期效果，最关键的是要有一套匹配的管理系统，有了适合自己公司的管理系统，才可以让会议制度更长久、让执行人更具有执行力，从而实现会议的最终目的。我们公司一直使用日事清来处理、解决会议管理工作，在日事清的计划模块中的专门的会议管理模块，我们将会议拆解成以下五个部分：会议制度、会议通知、会议纪要、会议总结和会议结果执行。当然，每个公司可以结合自己公司的实际情况拆解成更多的部分。每一部分都有相应的制度、管理权限、管理内容和相应的责任人、完成时限等。最重要的是会议完成之后对于产生的下一步行动要落实到事，责任到人，从而做到“会而议，议而决，决而行，行而彻”