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照明行业OA办公系统解决方案

一、照明行业OA办公系统概述
智明照明行业OA办公系统,是一款B/S架构,并专为从事照明工程的企业开发的一套照明OA办公系统,相比目前其他国内的照明OA办公系统而言,具有管理思想成熟、功能易用和实用、模块齐全等特点。因为它是吸取了国际最先进的项目管理思想,并结合中国照明工程企业的管理基础,以及参考了国内外众多建筑行业OA办公系统的基础上,研究开发的一个建筑工程OA办公系统平台。这个平台系统,不仅可以解决照明工程项目管理有关的立项、进度、文档、问题、费用、资源、考核管理,还提供了一些可选择使用的扩充功能,如客户管理、合同管理、成本费用管理、物资管理、协同办公、人力资源、财务管理等,故而可以讲是一个针对照明工程行业用户内部管理一体化照明OA办公系统完美解决方案。
智明照明OA办公系统的设计思想是“高效协同、精细管理”,最大化的协调各方面资源、提高协同工作效率、提升管理。
二、照明工程行业的管理重点
2-1、对项目的进度是管理层希望及时了解的,例如某个项目总体的进度到哪个阶段了,某个任务完成的怎样了,是否能按时完成等。
2-2、照明工程行业对“人、设备、材料、资金”这些方面的资源特别看重,故而管理层很希望对相关资源的状态及负荷等信息,能及时得到了解,并做出最优化的安排。
2-3、某些照明工程企业对人员还要进行工作量的统计,以方便进行工资计算和考评。
2-4、在工程过程中会有各种各样的文档,如合同、报价、说明等,如何能更好的按项目进行统一存储和权限控制,方便后期查阅。
2-5、在工程过程中一定会出现这样那样的问题,如何记录这些问题,以及如何利用大家的智慧解决这些问题,以及这些被解决了的问题怎样转化为公司的知识管理。
2-6、如何能更好的进行合同创建、调整、结案等管理,以及后期的查询和统计、分析。
2-7、有些规模大些的照明工程公司,除了以上这些要管理外,还有行政办公、客户关系、设备管理、人力资源以及财务结算方面的管理要求。
2-8、如何能及时提供管理层需要的相关信息用于帮助管理层决策。
2-9、如何将分散在各处(有可能是异地的)的相关人员协同起来,高效工作。
2-10、对于即将到期的任务如何进行预警,以降低延期的风险。
三、照明OA办公系统解决方案介绍
3-1、照明工程项目OA办公系统功能简介
系统管理:包含各类基础性设置,如组织架构定义,流程定义,项目分类、合同分类等,以及各类资源档案的创建,角色和操作人员的创建、权限的分配等。
项目管理:包含项目的创建及审批,创建项目时除填写相关信息外,还可以上传相关文档。
任务管理:项目创建并通过审批后,就可以进行任务分配了,同一个任务可以分配给一个人或多个人。分配任务时须指定任务计划开始和结束日期。任务可以是小时,可以是工作日,每个任务的单位可以不一样,如工时、百分比、个、件等。任务分配时,任务接收人员可以选择接受,也可以输入理由后选择拒绝,提醒管理者重新进行任务分配。任务接收人对于接收的任务,还可以进行下级的任务分配。
进度管理:任务分配结束后,管理者很希望能及时了解到每个任务的进度,对于智明照明工程项目OA办公系统而言,这个需求很方便的就可以实现,管理者可以很直观的了解到所有项目、某个项目、某个任务的进度信息。当然,要看到这些信息,需要任务的执行者进行报量(汇报进度)工作,当任务完成或部分完成时,任务执行者可以通过软件进行报量,报量单会根据预先在照明工程项目OA办公系统中的设置,启动审批流,向相关人员发出审批的消息。当然,也可以不设置任务报量的审批,只要报量就刷新进度。
资源管理:通过智明照明工程软件的资源管理,可以很方便的了解到每个相关人员目前的任务情况,如有多少未完成的任务,有多少新任务,有哪些延期未完成的任务,哪个时间段有空闲等,方便管理者更好的安排工作。
文档管理:项目开展过程中的各类Word、Excel、Pdf及图片等文档,都可以按照项目的关系,分门别类的进行归档,并执行相应的文档授权管理。
问题管理:在智明照明工程软件中,可以很好的进行问题的相关管理,包含问题发布、问题回答、问题统计与查询等。可以利用软件的协同功能,将问题在最短时间内进行解决,并将处理后的精彩问题答案转化为公司的知识管理。
物资管理:包含物资有关的采购订单、采购收退货、各种领用、盘点等管理。
客户管理:有些工程公司,除了服务于老客户外,还在不断的开发新客户,如果你有这方面的需求,软件也可以帮你实现,从线索到方案、报价、跟进纪录、投标等客户跟进过程全部进行管理,以提高潜在客户的成功率。
合同管理:包含合同的创建、审批、调整、结案、往来款等,合同与项目也可以建立关联,方便后期按项目、按合同进行统计分析。
质量管理:在照明OA办公系统中,可以进行质量有关的管理,可以先将质量有关的文档上传,相关人员在工作时可以依照相关标准进行,工程结束后还可以对进行质量评估检验,并将评估结果在系统中进行记录和考核。
行政办公:基本包含了目前市场上行政办公常见的主要功能,如公文收发、通知、日程、工作计划、工作日志、通讯簿、BBS、会议管理、固定资产、车辆管理等。
人力资源:包含人员档案、培训管理、病事假管理、电脑考勤、绩效考评、薪资计算、出差外出以及相关报表。
财务管理:包含各种费用预算编制及费用报帐、应收款、应付款、成本核算的管理与相应财务分析。
领导查询:包含与项目、客户、合同、财务等有关的综合性分析。
3-2、照明行业OA办公系统技术架构

 

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1.数据存储层:主要包括数据库和第三方应用的底层数据存储、数据的安全性处理。
2.基础平台层:主要指软件系统的应用数据基础,包括:工作流与业务流程、系统管理、系统安全、沟通机制、数据交互机制、智能预警、报表展现、开发平台等等。
3.业务应用层:软件应用的核心,是业务处理的集中层。系统根据进度线和费控线将业务管理从业务逻辑层面贯穿起来,业务涉及到:设计管理、进度管理、投资管理、概预算管理、招标采购管理、合同与结算管理、费控管理、仓储管理、质量管理、风险管理等等。系统充分考虑了不同应用层面的管理角色,从企业应用、项目应用和集成应用三个方面兼顾不同层面的应用,提供全面的解决方案。
4.门户展现层:主要是将业务处理的结果按照用户的权限展现给不同的用户,使得用户通过门户在最短的时间内查看到任务并处理。起到“事找人”的软件应用最佳效果。
四、系统特色
4-1、支持多组织的集团式管理架构。
4-2、实现从客户管理到项目过程管理、后期服务一条龙的全周期管理。
4-3、领导通过项目管理仪表盘和报表 ,及时准确直观的把握公司经营和财务状况。
4-4、系统经过很多技术服务企业的深度检验,功能完善和成熟,适应性强。
4-5、多年行业积累的丰富经验,值得客户借鉴与分享。
4-6、系统为纯B/S结构
4-7、通过系统建立完善的企业知识积累程序,企业本部和各项目、各管理模块相关的文档、数据即时进行归档和整理,逐渐形成和不断丰富企业知识库,提高企业“复制项目成功“的能力。
4-8、强大的项目物资管理,将项目和物资有关的采购、领用等进行有机结合,并利于项目利润核算。
4-9、集中管理,分散经营成为可能,运筹帷幄于总部,决胜于千里之外。
五、照明工程管理软件应用价值
5-1、提升整个团队的沟通和协同工作效率。
5-2、及时了解每个项目的进度及存在的问题,特别是快延期和已延期的任务管理
5-3、加强合同的创建、变更、调整、结案、收付款全过程管理。
5-4、及时了解相关资源的状况和负荷,合理进行安排。
5-5、强化预算管理,加强过程中的管控,减少超预算的开支。
5-6、强化绩效管理,帮助公司制定出更合理、科学的考核方法。
5-7、智能的各类事务、消息提醒,帮你把工作管理的井井有条。
5-8、及时为管理层提供准确的信息,帮助管理者进行科学决策。
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