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印刷纸业行业解决方案
纸业公司老板最怕听到这类一句话,“你们信息化?”,“你们OA了吗?”,“你们CRM?”,还有一句“你们ERP?”,面对牛气十足的大老板们自鸣得意,开始他听不懂,后来才知道这些都是关信息化之类话。一个项目动辄少则十几万元,多则几十上百万元,他有些惭愧又有些郁闷,像它们这样要钱没钱要人没人的中小企业,信息化无疑离它们很远,可望不可即,只能是按下不表。日报一则有关智明协同OA办公系统新闻报道引起老板高度注意,令他眼前一亮,他不禁拍案叫好:“这不是我所寻觅的信息化,所需要的解决平台?真是踏破铁鞋无处觅,得来全不费功夫。”
这时老板才知道什么是智明及对其企业的意义。原来“智明”是电信公司面向所有企业客户推出的商务品牌,它依托电信企业信息化综合服务平台,将众多IT软、硬件产品与电信的基础通信业务和增值业务相融合,为商业客户搭建了一个专业的、安全可靠的、高效的电信级网络和服务平台。智明最大优势是使中小企业不需要投入太多专门的机器设备、IT人员及繁琐的系统升级维护,只需购买一套OA办公软件,拉上一条光钎,通过Internet联网接入服务器里的智明网络平台,同样就可以享受到综合信息化服务。这将是中小企业实现信息化的最佳路径。
但是信息化门类很多,有ERP、CRM、SCM,还有OA等等,纸业要从哪一项信息化入手,走上一条最佳信息化之路?经过多次会议与论证,老板决定采用目前应用最基础、最普遍也是最有成效的协同OA办公平台开始。当他得知是与我国素有“办公自动化专家”之称、目前国内最为专业、用户数量最多的办公自动化软件供应商智明软件共同打造办公平台,老板心就安了。按老板的话说,“智明软件久闻其名,交给它,可放心了,有了它们,我也可随时随地移动办公、远程办公,轻松掌控了。”
一周之后,纸业智明协同OA办公平台终于上线了。这是纸业值得纪念、非常有意义的历史一天,驶上信息化快车道的一天,也是扬眉吐气的一天,按老板的话:“我也OA了!”
纸业智明OA平台承担两个重要的职能:一个是工具和平台层面的,让有关的数据、信息和内容快速地流动起来,以便每个组织成员获得尽可能多的信息资料支持;另一个则是事关“扁平化”组织的组织行为:让每个数据都置于有关人员的审视、稽核和相互关联的控制之下,给每个组织成员足够的发言权,让他们对自己提交的数据负责。
如今OA系统给纸业带来多变化,主要变化举例如下:
  一、工作效率明显变快
纸业目前上的OA系统,主要包括内部邮件系统、文件分发和公文处理系统等。比起过去的文件审阅流程,一份报告从拟稿、送审到批复,整个过程快多了。有了OA系统之后,文件完全在网上发送到有关领导和职能部门,有些需要拟议的文件,可以同时分发,大大加快了公文“旅行”的节奏。而以前要按过去的程序,报告、审批文件等等,每天二十多份文件,要在各位经理和职能部门之间转一圈,少则三到五天,多则十天半月。有时候一份文件可能压在哪个老总或经理手里,兴十天半月也不见得能“转”出来。员工苦不堪言,也大大影响了工作。现在这种状况不见了。
更重要的是,公文“旅行”带上了“时间戳记”,文件什么时间发送的,现在到了哪个环节,需要什么时间回复,回复状况如何,相关责任一目了然。
  二、内部沟通多了,管理更民主了
在用了一段时间后,大家似乎才真正意识到OA系统的好处。对企业上下影响最大的是内部沟通系统,这包括电子邮件、公文发布和办公事务处理。这个影响,如果用一句话来概括,那就是“改变了大家过去的工作习惯”。
比如普通职员,有问题直接可以给老总发邮件,这已经不是什么新鲜事了;办公事务相对过去显得更透明了,现在公司正在关注哪些问题,那些问题的讨论进展到什么程度了,相关的资料,比如库存、定单进展情况,有关人员可以很方便地在内部网上面看到。
现在纸业员工都已经习惯每天上班的第一件事情,就是看看自己的“电子公告”、“待办工作”、“在办工作”、“你的邮件”分别是什么状态,看看自己的工作计划里还有哪些需要协调的问题,需要哪些数据和资料。工作似乎由一座精确的“时钟”,以大家共同可以感受到的节奏控制着,整个公司有序地运转着,人为的干预大为减少。老板自己就有感受,“计算机网络突破了管理幅度的限制。过去我很难做到直接与下属的沟通,现在这很方便,可以说我的‘眼睛更亮了、耳朵更长了’。”
  三、公司信息管理上了一个新台阶
纸业公司靠制度、规范和人性化相结合来管理公司,例如:该公司比较注重用文化来管理员工,吸引员工,注重培养公司和员工的感情,提高员工的忠诚度;注重员工的个人发展,在员工生日时,在OA公告栏送上公司最衷心的祝福。
同时,企业OA也能起到管理中心的作用。根据对用户进行管理,并根据职务以及身份设置相应的权限,从而在邮件、人力、资源、财产、系统维护等进行细节管理。当用户在进行网络连接时,可以随时跟踪访问流量、站点控制、查出访问站点等功能。
OA系统还具有自由接收发送邮件功能、外部邮件、存放客户详细信息、向个体和邮件组发送邮件备份邮件等功能。例如:用户可以通过邮件单独(邮件会议)沟通,或者公司一旦有什么决议时,可以快速及时地向员工传达等。
所以,纸业OA办公系统可以为企业实现电子化管理,实现无纸化办公,不仅能为企业节省大量的人力、财力,而且更能提高企业的信息化建设。
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